Administrar categorías y grupos de categorías
Índice
1 Cómo abrir el administrador de categorías
2 Crear categorías de documentos
5 Desasignar categorías de grupos
8 Eliminar grupos de categorías
9 Importar y exportar categorías
Cómo abrir el administrador de categorías
Desde la vista de navegación por categorías pulsando la rueda dentada de la parte inferior izquierda del árbol de categorías se abre el administrador de categorías.
En la ventana del administrador de categorías se configuran las categorías y grupos de categorías. Desde el administrador también se eliminan categorías o grupos, se pueden duplicar las categorías existentes o importar categorías de otros repositorios.
Crear categorías de documentos
Las categorías se crean con el asistente de categorías, el asistente se compone de 9 pasos que permiten crear una categoría con todas las funcionalidades de R2 Docuo.
No es necesario completar todos los pasos del asistente, se pueden crear categorías sin campos, sin atributos, sin proceso, etc... En cualquier momento pulsando el botón "Finalizar" del asistente se guardan los cambios y se cierra el asistente de categorías.
Desde el administrador de categorías pulsando el botón "Nueva categoría" se abre el asistente de categorías:
Inicio
En el paso Inicio, se define el nombre, código y si es necesario la carpeta por defecto de la categoría.
Nombre
El nombre sirve para identificar la categoría de documentos.
Código
El código es un prefijo que aparece delante del nombre del documento. Se utiliza para asignar automáticamente a todos los documentos que pertenezcan a la categoría un número secuencial que se compone del código asignado más una secuencia numérica de 6 dígitos.
La tuerca junto al código de categoría abre opciones de administración del código:
Desde la ventana del administrador de secuencias puedes hacer modificaciones sobre los código que se dan a los registros de la categoría
Número inicial: Este es el número que se le dará al primer documento creado e la categoría, el valor por defecto es 1, sin embargo, puede seleccionar el valor que desee.
Próximo número: Será el número que se dará al siguiente documento creado en la categoría. Permite que la secuencia del código continúe en cualquier número.
Si se selecciona "rellenar espacios libres", por cada documento que se elimine o se mueva de esta categoría se creará un espacio en la secuencia, esta opción rellenará automáticamente estos espacios antes de crear una nueva secuencia.
Código del próximo documento: Muestra una vista previa del siguiente código que se usará al crear un documento en la categoría.
Abrir los detalles del documento con doble clic
Al marcar este check se configura la categoría para que, al hacer doble click sobre los documentos que pertenezca a la categoría se abra la ventana de detalles del documento en lugar de abrir el archivo principal.
Carpeta por defecto
La carpeta por defecto define una ruta fija para todos los documentos que pertenezcan a la categoría.
Al pulsar "Finalizar" se guardan los cambios y se cierra el asistente de categorías. La categoría que se ha creado aparece en el árbol de categorías.
Más adelante en esta documentación existe información detallada de todos los pasos de configuración de una categoría.
Crear grupos de categorías
Los grupos de categorías permiten agrupar las categorías por áreas. Se crean desde la ventana del administrador de categorías con el botón "Nuevo grupo" que aparece en la barra de botones al seleccionar "Todas".
Al pulsar "Nuevo grupo" se abre una ventana para establecer el nombre del grupo.
Al aceptar se crea el grupo de categorías con el nombre asignado.
Asignar categorías a grupos
Cada categoría sólo puede pertenecer a un grupo. Para asignar una categoría a un grupo hay que seleccionar la categoría y, manteniendo la selección, arrastrarla al grupo deseado.
Desasignar categorías de grupos
Para desasignar una categoría de un grupo hay que seleccionar la categoría y, manteniendo la selección, arrastrarla al nodo "Todas".
Eliminar categorías
Para poder eliminar la categoría tiene que estar vacía, no pueden tener ningún documento asignado.
Las categorías se eliminan desde la ventana del administrador de categorías pulsando el botón "Eliminar" que aparece en la barra de botones al seleccionar la categoría.
Aparece un mensaje para confirmar si se va a eliminar la categoría, al aceptar se eliminará la categoría.
Eliminar grupos de categorías
Para eliminar grupos de categorías el grupo que se va a eliminar no tienen que tener categorías asignadas.
Los grupos de categorías se eliminan desde la ventana del administrador pulsando el botón "Eliminar" que aparece en la barra de botones al seleccionar el grupo.
Aparece un mensaje para confirmar si se va a eliminar el grupo.
Al aceptar se elimina el grupo de categorías seleccionado.
Importar y exportar categorías
R2 Docuo permite exportar e importar categorías, grupos de categorías y categorías relacionadas.
Exportar categorías
Desde el administrador de categorías se selecciona la categoría o grupo de categorías que se van a exportar y se pulsa el botón "Exportar" . Se abrirá la ventana del explorador de archivos para seleccionar la ubicación en la que se va a guardar el fichero.
Si la categoría que se va a exportar está relacionada con otra categoría, aparece una ventana para confirmar si también se exporta la categoría relacionada.
Al finalizar la importación se creará un archivo con extensión .r2docuo,
Importar categorías
Para importar categorías hay que abrir el administrador de categorías, seleccionar dónde queremos importar, dentro de un grupo de categorías o en el árbol general, y pulsar el botón "Importar"
Se abrirá la ventana del explorador de archivos para seleccionar la ubicación del fichero. Al aceptar comenzará la importación.
Si la categoría tiene carpeta por defecto aparece un aviso para seleccionar la opción que corresponda.
